Buukkauspalvelu vai itse tekeminen – vertailu ja laskelma

Myyntijohtaja laskee, että myyjät saavat kuukaudessa aikaan kaksitoista tapaamista, ja tarvitsee kolmekymmentä. Vaihtoehtoja on kaksi. Joko palkataan lisää väkeä, mikä maksaa ja kestää kuukausia, tai ostetaan tapaamiset ulkopuolelta, jolloin ne alkavat tulla kalenteriin parin viikon kuluttua. Kumpi on parempi?

Me emme myy buukkauspalvelua, joten meillä ei ole tässä kysymyksessä puolta. Molemmat mallit toimivat, mutta eri tilanteissa. Tämä teksti käy läpi buukkauksen todelliset kustannukset kummassakin mallissa ja sen, mitä myynnin ulkoistamisessa kannattaa pitää omissa käsissä riippumatta siitä, kumman valitset. Laajempi kuva yhteydenottotavoista löytyy outbound-myynnin oppaasta.

Mitä buukkauspalvelu tekee?

Buukkauspalvelu ottaa yhteyttä kohdeyrityksiin puolestasi ja sopii tapaamisia myyjillesi. Palvelu sisältää tyypillisesti soitot, sähköpostit ja kalenteriin kirjatun tapaamisen taustatietoineen.

Yhtä tärkeää on tietää, mitä se ei tee. Se ei myy puolestasi, ei määrittele kohderyhmääsi eikä korjaa myyntiviestin ongelmia. Jos tapaamiset eivät johda kauppoihin, syy on harvoin buukkaajassa. Useammin kyse on siitä, että tavattavat yritykset olivat vääriä tai että se, mitä tapaamisessa tarjotaan, ei vastaa sitä, mistä puhelimessa puhuttiin.

Mitä buukkaus maksaa Suomessa

Hinnoittelumalleja on käytännössä neljä.

• Tapaamiskohtainen hinta. Maksat jokaisesta toteutuneesta tapaamisesta. Malli on selkeä ja yleisin, mutta se kannustaa määrään laadun sijaan. Sopimuksessa on siksi määriteltävä tarkasti, mikä lasketaan tapaamiseksi.

• Tuntiperusteinen hinta. Maksat tehdystä työstä. Riski siirtyy sinulle, mutta laatu on paremmin ohjattavissa ja voit vaatia tarkempaa kohdennusta ilman, että kumppanin kannattavuus kärsii.

• Kuukausiveloitus. Kiinteä summa ja sovittu tavoitetaso. Yleisin pidemmissä yhteistöissä ja käytännössä ainoa malli, jossa kumppani ehtii oppia tuntemaan asiakaskuntasi.

• Provisiopohjainen hinta. Maksat kaupoista. Harvinainen B2B:ssä, koska myyntisykli on pitkä ja kaupan syntymisen syyt ovat vaikeasti jaettavissa.

Hintatasosta on saatavilla enemmän julkista tietoa kuin yleensä oletetaan. Toteutuneen tapaamisen hinnat liikkuvat suomalaisilla palveluntarjoajilla julkisten hinnastojen perusteella noin 120–350 euron välillä. Pieniin ja keskisuuriin yrityksiin kohdistuvassa buukkauksessa taso on tyypillisesti 200–250 euron välillä, ja aloituspilottien hinnat alkavat noin 1 500 eurosta.

Itse tekeminen maksaa myös, mutta kustannus on piilossa

Oman tekemisen kustannus jää helposti näkymättömäksi, koska se ei tule laskuna sähköpostiin.

Esimerkki. Myyjä käyttää puolet työajastaan yhteydenottoihin, jolloin siihen kohdistuu noin 3 000 euroa hänen kuukausikustannuksestaan. Hän saa aikaan 12 tapaamista kuukaudessa. Yksi tapaaminen maksaa silloin 250 euroa.

Tämä on suunnilleen sama kuin ostettuna. Se on myös tämän vertailun tärkein havainto: hintaero ei useimmiten ratkaise, vaikka molemmat osapuolet argumentoivat sillä.

Lukuun kannattaa lisätä vielä se, mitä ei näy palkassa. Kohdelistan rakentaminen ja ylläpito, työkalut, perehdytys ja se aika, joka kuluu ennen kuin uusi tekijä tuottaa. Toisaalta oma myyjä tekee tapaamisen sopimisen ohella muutakin, joten koko kustannus ei kohdistu buukkaukseen. Soittotyön kannattavuutta käsitellään tarkemmin kylmäsoittoa koskevassa tekstissä.

Vertailu kannattaa tehdä kaupaksi johtaneesta tapaamisesta

Tapaamisen hinta on väärä mittari, koska se ei kerro mitään tapaamisen arvosta. Oikea luku on kustannus per kauppa, ja sitä verrataan katteeseen.

Jos ostat tapaamisia 250 eurolla ja joka kuudes johtaa kauppaan, uusi asiakas maksaa 1 500 euroa. Jos oma myyjä tuottaa tapaamisia samaan hintaan mutta joka neljäs johtaa kauppaan, koska hän tuntee asiakaskunnan paremmin, uusi asiakas maksaa 1 000 euroa. Halvempi tapaaminen oli kalliimpi asiakas.

Hinnan lisäksi mallit eroavat viidellä tavalla.

• Aloitusnopeus. Ostettu buukkauspalvelu tuottaa tapaamisia viikoissa. Oman tekijän palkkaaminen ja perehdyttäminen vie kuukausia.

• Laadun hallinta. Omaa tekemistä voi ohjata päivittäin. Kumppanin työtä ohjataan sopimuksen ja raportoinnin kautta, ja korjausliike on aina hitaampi.

• Osaamisen kertyminen. Kun oma tekijä soittaa sata puhelua, talossa tiedetään sata asiaa enemmän asiakaskunnasta. Ulkoistettuna tuo tieto kertyy kumppanille, ellei raportointia ole rakennettu keräämään sitä.

• Skaalautuvuus ylös ja alas. Ostettu volyymi kasvaa ja pienenee nopeasti. Oma tiimi ei kumpaankaan suuntaan.

• Sitoutuminen. Ulkoistaminen on peruutettavissa. Palkkaus ei ole, ainakaan halvalla.

Milloin buukkauksen ulkoistaminen kannattaa

• Testaatte uutta markkinaa tai segmenttiä. Halvempi tapa selvittää, onko siellä kysyntää, kuin palkata joku selvittämään sitä.

• Tarvitsette volyymia nopeasti. Esimerkiksi tuotelanseerauksen tai messujen ympärillä, kun tarve on ajallisesti rajattu.

• Omaa resurssia ei ole eikä sitä ehditä rakentaa. Kuukausien odottaminen maksaa enemmän kuin ostettu tapaaminen.

• Myyjien aika kannattaa suunnata neuvotteluihin. Jos kalenterit ovat jo täynnä eteneviä kauppoja, tapaamisten sopiminen on väärä paikka heidän tunneilleen.

• Haluatte vertailukohdan omalle tekemiselle. Ulkopuolisen luvut kertovat, onko oma tuloksenne hyvä vai huono.

Milloin buukkauspalvelu ei ole oikea ratkaisu

• Myyntiprosessi vaatii syvää tuotetuntemusta. Jos ensimmäinen puhelu on jo asiantuntijakeskustelu, sitä ei voi ostaa tuntihinnalla.

• Kauppakoko on suuri ja ostajia on vähän. Silloin jokainen kontakti on liian arvokas ensikertalaisen käsiin, ja huono ensivaikutelma maksaa enemmän kuin tapaaminen tuottaa.

• Brändi on herkkä. Väärä sävy pienessä markkinassa muistetaan pitkään, ja teidän nimenne se on puhelimessa.

• Kohderyhmää ei ole määritelty. Ulkoistaminen ei korjaa tätä. Se monistaa virheen nopeammin ja laskua vastaan.

• Haluatte rakentaa suhdetta ensimmäisestä kontaktista alkaen. Jos asiakassuhde on pitkä ja henkilökohtainen, aloitus kannattaa tehdä itse.

Käytännössä yleisin malli on oma data ja ulkoistettu soittaminen

Kysymys ei ole yhtä kaksijakoinen kuin se esitetään. Yleisin toimiva ratkaisu on hybridi, jossa te määrittelette kohderyhmän ja toimitatte listan ja kumppani hoitaa yhteydenotot.

Näin saatte volyymin nopeasti, mutta kohdennus pysyy teillä. Se ratkaisee myös suurimman yksittäisen sudenkuopan, eli sen kenelle kohdelista ja kontaktihistoria kuuluvat yhteistyön päättyessä.

Malli edellyttää yhtä asiaa. Teidän on tiedettävä, keitä kohderyhmäänne kuuluu. Jos lista tulee kumppanilta, olette käytännössä ulkoistaneet myös sen päätöksen, kenelle yritys myy. Kohderyhmän määrittelyä käsitellään ihanneasiakasprofiilin oppaassa.

Kysy nämä ennen kuin valitset kumppanin

1. Kenen dataa käytetään? Jos kumppanin, kysy mistä se on peräisin ja milloin se on viimeksi päivitetty.

2. Kuka omistaa kohdelistan ja kontaktihistorian yhteistyön jälkeen? Tämä on yleisin sudenkuoppa. Jos ne jäävät kumppanille, vaihtaminen on kallista ja aloitatte seuraavan kerran alusta.

3. Miten tapaaminen määritellään? Ilman kirjattua kriteeriä maksatte kalenterimerkinnöistä.

4. Kuka soittaa? Sama henkilö koko ajan vai vaihtuva tiimi. Ero näkyy laadussa nopeasti.

5. Miten viesti sovitaan ja hyväksytään? Puhelimessa puhutaan teidän nimissänne.

6. Mitä raportoidaan? Pelkkä tapaamismäärä ei riitä. Tarvitsette myös tavoitetut, kieltäytyneet ja syyt.

7. Mitä tapahtuu, jos laatu ei vastaa sovittua? Sovi tämä silloin, kun kaikilla on hyvä mieli.

Kohdelistan laatu ratkaisee kummassakin mallissa

Tämä on se kohta, joka ratkaisee lopputuloksen enemmän kuin valinta ulkoistamisen ja oman tekemisen välillä.

Erinomainen buukkaaja väärällä listalla sopii tapaamisia väärien yritysten kanssa, ja tekee sen tehokkaasti. Keskinkertainen buukkaaja oikealla listalla tuottaa kauppoja. Sama pätee omaan myyjään.

Siksi kohdelista kannattaa pitää omassa hallinnassa myös silloin, kun soittaminen ostetaan ulkoa. Se on halvin osa kokonaisuutta ja se, joka vaikuttaa tulokseen eniten.

Tämä on Clevenion perusajatus. Kohdemarkkinasi yritykset, niiden päättäjät ja suorat yhteystiedot kartoitetaan siihen CRM:ään, jota jo käytätte, ja tiedot pysyvät ajan tasalla. Sen jälkeen voitte itse päättää, kuka soittaa. Kumppanille annetaan segmentti kerrallaan työstettäväksi, ja tieto siitä kenelle on soitettu ja mitä vastattiin palautuu teidän järjestelmäänne. Kun sopimus joskus päättyy, markkina ja sen historia jäävät teille.

Nämä virheet toistuvat buukkauksen ostamisessa useimmin

Vertaillaan tapaamisen hintaa. Oikea luku on kustannus per kauppa suhteessa katteeseen. Korjaus: pyydä kumppanilta luvut, joilla voit laskea sen.

Tapaamisen kriteeriä ei ole kirjattu. Silloin maksatte kalenterimerkinnöistä. Korjaus: määrittele yritys, rooli ja se mistä tapaamisessa keskustellaan.

Kohdelista tulee kumppanilta. Ulkoistitte samalla päätöksen siitä, kenelle yritys myy. Korjaus: toimita lista itse ja pidä kriteerit omissa käsissä.

Kontaktihistoria jää kumppanin järjestelmään. Seuraava kierros alkaa tyhjästä. Korjaus: sovi tiedon palautuminen sopimuksessa.

Myynnin ulkoistaminen ostetaan ratkaisuna kohdennusongelmaan. Se nopeuttaa väärään suuntaan menemistä. Korjaus: määrittele kohderyhmä ensin, osta soittaminen vasta sitten.

Yhteenveto

Ulkoista silloin, kun tarvitset volyymia nopeasti, testaat uutta markkinaa tai kun myyjien aika kannattaa suunnata neuvotteluihin. Tee itse silloin, kun kauppa on monimutkainen, ostajia on vähän tai asiakassuhde alkaa jo ensimmäisessä puhelussa.

Käydäänkö asiaa yhdessä läpi?

Näytämme, kuinka monta kriteerisi täyttävää yritystä markkinassasi on ja miltä ne näyttäisivät CRM:ssäsi soittovalmiina, soititpa ne itse tai buukkipalvelun kautta. Varaa demo.