Yritysten yhteystiedot ja sähköpostiosoitteet – mitä Suomessa on saatavilla

Yritysten yhteystietojen hankkiminen on Suomessa suoraviivaista siihen asti, kunnes tarvitset osoitteen tietylle ihmiselle tietyssä roolissa. Yrityksen käyntiosoite, vaihteen numero ja info@ löytyvät parissa minuutissa. Talousjohtajan suora numero ja henkilökohtainen sähköpostiosoite ovat eri asia.

Tämä on lyhyt katsaus siihen, millaista yhteystietodataa Suomessa on tarjolla: mistä yritysten yhteystiedot tulevat, mihin kukin lähde loppuu ja mitä B2B-myyjän kannattaa niistä valita.

Yritysten yhteystiedot tulevat Suomessa neljästä paikasta

Julkiset rekisterit. YTJ ja kaupparekisteri sisältävät yrityksen virallisen osoitteen ja usein puhelinnumeron. Vapaasti käytettävissä ja kattavat kaikki Suomeen rekisteröidyt yritykset. Sisältävät yritystason tiedot, eivät henkilöiden yhteystietoja.

Yritysten omat verkkosivut. Julkaistut yhteystiedot on tarkoitettu käytettäväksi. Isoilla yrityksillä sivuilta löytyy johtoryhmä nimillä, pienillä usein vain yhteydenottolomake. Tieto on ajantasaisinta silloin kun se on olemassa.

Itse kerätty tieto. Tapahtumat, lomakkeet ja aiemmat keskustelut. Laadukkainta mitä on, koska tiedät mistä tieto tuli ja missä yhteydessä. Kertyy hitaasti ja kattaa aina vain pienen osan markkinasta.

Koottu ja ylläpidetty julkinen tieto. Yritystietopalvelut kokoavat kolme edellistä lähdettä systemaattisesti yhteen ja pitävät tiedot ajan tasalla. Kyse on samasta julkisesta tiedosta, jonka voisit teoriassa kerätä itse, mutta kokoaminen on tehty puolestasi, ja se tehdään uudestaan aina, kun jokin muuttuu. Ero palveluiden välillä on suurempi kuin missään muussa kohdassa, ja se koskee kahta asiaa: pääseekö tieto toimitusjohtajaa syvemmälle ja päivittyykö tieto heti, kun joku vaihtaa työtä?

Yritysten yhteystietojen kerääminen ja käyttö B2B-myyntiin on sallittua, kun tiedot ovat julkisista lähteistä ja jokainen tieto on jäljitettävissä lähteeseensä. Tämä pätee riippumatta siitä, kerääkö tiedot itse vai käyttääkö palvelua, joka on koonnut ne. Palveluntarjoajalta kannattaa kysyä kaksi asiaa ja pyytää vastaus kirjallisena: mistä lähteistä tieto on peräisin ja mitä kohdelistalle ja kontaktihistorialle tapahtuu sopimuksen päättyessä. Tämä ei ole juridinen ohje, joten oman toimialan erityissäännöt kannattaa tarkistaa erikseen.

Yleinen osoite ja henkilökohtainen osoite ovat eri tuotteita

Yleinen osoite, esimerkiksi info@. Löytyy lähes jokaiselta yritykseltä. Tavoittavuus on heikko, koska viesti joko suodattuu tai päätyy jollekin muulle kuin sille, joka päättää. Sopii yleiseen tiedusteluun.

Henkilökohtainen osoite, esimerkiksi etunimi.sukunimi@. Saatavuus vaihtelee yrityskoon mukaan. Tavoittavuus on hyvä, koska viesti menee suoraan sille ihmiselle, jolle se on tarkoitettu. Tämä on ainoa osoitetyyppi, joka toimii kohdennetussa myynnissä.

Käytännön suositus on yksinkertainen: käytä yleistä osoitetta vain silloin kun henkilökohtaista ei ole saatavilla. Info@-osoitteeseen lähetetty myyntiviesti tavoittaa päättäjän harvoin, koska sen lukee joku, jonka tehtävä on suodattaa juuri niitä viestejä.

Sama pätee puhelinnumeroihin. Vaihteen numero on helppo löytää ja se vie perille harvoin. Suora numero on työläämpi selvittää käsin, ja se on ainoa jolla puhelu tavoittaa päättäjän.

Mitä pienempi yritys, sitä harvemmin henkilökohtainen osoite löytyy

Tämä on suomalaisen yhteystietodatan tärkein rakenteellinen piirre. Suurissa yrityksissä henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet ovat sääntö, mutta suodatus on tiukempaa ja päättäjä saa satoja viestejä. Pienissä yrityksissä suodatusta ei juuri ole, mutta osoitetta ei ole julkaistu missään.

Kohderyhmän kannalta tämä menee usein juuri väärin päin. Monen suomalaisen B2B-myyjän ostaja on alle viidenkymmenen hengen yritys, eli juuri se kokoluokka, jossa yritysten sähköpostiosoitteet ovat heikoiten saatavilla julkisista lähteistä. Yritysten yhteystiedot löytyvät siis parhaiten sieltä, missä kilpailu päättäjän huomiosta on kovinta.

Osoitekaavasta voi päätellä paljon. Muoto etunimi.sukunimi@yritys.fi on Suomessa hyvin yleinen, joten yhdestä tunnetusta osoitteesta voi päätellä loput saman yrityksen osoitteet. Se toimii silloin kun nimi ja työsuhde ovat oikein, ja juuri ne kaksi asiaa ovat niitä, jotka vanhenevat.

Yhteystiedon arvo ratkeaa siinä, kuinka kauan se pitää paikkansa

Vanhentunut osoitelista on kolminkertainen ongelma. Viesti ei mene perille, lähettäjämaine heikkenee, ja sen jälkeen myös oikeat osoitteet alkavat suodattua. Yhden huolimattoman lähetyksen jäljet näkyvät siis viesteissä, joilla ei ole sen kanssa mitään tekemistä.

Käytännön ohjeet:

• Validoi osoitteet ennen jokaista suurempaa lähetystä.
• Pidä bounce-prosentti matalana. Tarkka raja riippuu palveluntarjoajasta.
• Poista toistuvasti epäonnistuneet osoitteet heti.
• Lämmitä uusi lähetysdomain asteittain.

Nämä ohjeet korjaavat oireen. Varsinainen kysymys on se, kuinka suuri osa yhteystiedoistasi pitää paikkansa ensi kuussa. Kanta, joka päivittyy kerran kvartaalissa, on ajan tasalla sinä päivänä kun se päivittyy, ja sen jälkeen se alkaa vanheta. Ihmiset vaihtavat työpaikkaa, yrityksiä ostetaan ja osoitteet muuttuvat niiden mukana.

Milloin yritysten yhteystietojen kerääminen kannattaa jättää muiden tehtäväksi?

Kysymys on siitä, kannattaako kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen tehdä itse vai antaa jonkun muun tehtäväksi.

Kannattaa käyttää palvelua (kuten Cleveniota), jos kohderyhmässä on n. 100 tai sitä enemmän yrityksiä, tarvitset päättäjätason osoitteita ja suoria numeroita tai jos keräämiseen kuluva työaika on kalliimpaa kuin palvelu.

Ei kannata, jos kohderyhmä on muutama kymmenen yritystä ja tunnet sen jo tai jos kukaan ei ehdi käyttää dataa.

Jos päädyt käyttämään palvelua, liidien hankinnan oppaassa on kysymyslista, jonka voi lähettää toimittajille sellaisenaan ja jonka vastauksia voi verrata rinnakkain.

Miksi B2B-myyjälle paras vaihtoehto on koko kohdemarkkina kerralla

Kaikki edellä kuvatut lähteet vastaavat samaan kysymykseen: mistä löydän yhteystiedon tälle yritykselle. Se on väärä kysymys silloin, kun sinulla on kohderyhmä eikä yksittäinen yritys.

Suomalaisen B2B-myyjän kohderyhmä on tyypillisesti satoja tai muutamia tuhansia yrityksiä. Se on niin pieni joukko, että sen yhteystiedot voidaan hankkia kerralla kokonaan sen sijaan että ne etsittäisiin yksi yritys kerrallaan. Tämä on se työtapa, jota varten Clevenio on rakennettu:

• Puhelinnumerot on yhdistetty ihmiseen. Suomessa numerot tulevat operaattoridatasta ja on kohdistettu henkilöön, joten puhelin soi päättäjän taskussa vaihteen sijaan.
• Tiedot päivittyvät ilman että kukaan tekee sen eteen mitään. Kun ihminen vaihtaa taloa tai yritys ostetaan, tieto muuttuu. Validointi ei jää myyjän vastuulle, koska tarkistettavaa ei kerry.
• Yhteystiedot ovat siellä missä työ tehdään. Data tulee CRM:ään, jonka myyjä avaisi joka tapauksessa. Erillistä työkalua ei tarvitse avata eikä kontakteja siirtää käsin.
• Uudet yritykset tulevat mukaan itsestään. Kun jokin yritys kasvaa kriteeriesi kokoiseksi, se ja sen päättäjät ilmestyvät CRM:ään.

Ero muihin vaihtoehtoihin on siinä, mitä myyjän työlistalle jää. Yhteystietojen etsiminen ja tarkistaminen poistuvat, ja jäljelle jää sen valitseminen, kenelle soittaa tänään.

Yhteenveto

Yritysten yhteystiedot ovat Suomessa hyvin saatavilla yritystasolla. Käyntiosoite, vaihde ja info@ löytyvät kaikista, ja ne riittävät harvoin myyntiin. Henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet ja suorat numerot ovat sitä harvinaisempia julkisissa lähteissä, mitä pienempi yritys on, ja ne myös vanhenevat nopeimmin.

Siksi kannattaa katsoa kahta asiaa: pääseekö yhteystieto toimitusjohtajaa syvemmälle ja pysyykö se ajan tasalla ilman että joku tarkistaa sen käsin. Jos molemmat ovat kunnossa, yritysten yhteystiedot lakkaavat olemasta myyjän ongelma.

Aiheeseen liittyy läheisesti se, kenen yhteystietoa ylipäätään kannattaa hakea. Siitä on oma päättäjätietojen oppaansa.

Käydäänkö se yhdessä läpi?

Kerro, millaisille yrityksille myyt ja kenelle niissä, niin näytämme kuinka monelta heistä löytyy suora numero ja henkilökohtainen sähköpostiosoite. Varaa tapaaminen.